Übernahme von Unterlagen

Die universitären Behörden sind durch das kantonale Archivgesetz und die Archivverordnung anbietungspflichtig. Das heisst, dass sämtliche nicht mehr benötigten Unterlagen dem UZH Archiv zur Übernahme angeboten werden müssen. In der Regel erfolgen Aktenangebote periodisch.

Auf ein Aktenangebot, das Informationen zum Umfang der Akten, zur aktenproduzierenden Stelle, zur Entstehungs- und Verwendungszeit, zum Ordnungssystem und zu vorhandenen Findmitteln wie Register oder Geschäftskontrollen enthält, folgt die Bewertung durch das UZH Archiv. Dies kann vor Ort oder virtuell geschehen (zum Beispiel über Microsoft Teams). Im Bewertungsprozess bestimmt das UZH Archiv in Zusammenarbeit mit der aktenanbietenden Stelle die Archivwürdigkeit der Akten (vgl. Archivverordnung § 6 in Verbindung mit Archivverordnung § 3) und wählt die dauerhaft überlieferungswürdigen Unterlagen aus.

Das UZH Archiv arbeitet eine Ablieferungsvereinbarung aus. Diese enthält die begründeten Bewertungsentscheide und die Modalitäten für die Aktenablieferung an das UZH Archiv. Die nicht archivwürdigen Akten können von der aktenproduzierenden Stelle selber entsorgt werden.
In einer Ablieferungsvereinbarung wird im Sinne einer prospektiven Bewertung auch festgehalten, in welchem Zeitabstand die Ablieferung bestimmter Aktenserien künftig erfolgen soll oder welche Akten dem UZH Archiv gar nicht mehr angeboten werden müssen. Auch Aufbewahrungsfristen oder der Zeitpunkt der nächsten Ablieferungen können darin bestimmt werden.

Für Amtsdruckschriften ist im Gesetz eine Ablieferungspflicht verankert (vgl. Archivverordnung § 10a). Als Amtsdruckschriften gelten einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von universitären Organen erstellt, herausgegeben oder finanziert werden und die entweder für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem grösseren Empfängerkreis zugänglich sind. Hierzu gehören öffentlich zugängliche Druckschriften wie beispielsweise universitäre Periodika, Vorlesungsverzeichnisse oder auch Jahresberichte, aber auch Handbücher und Dienstanweisungen, Kommissions- und Expertenberichte, Gutachten und Studien. Von jeder Amtsdruckschrift ist unmittelbar nach deren Fertigstellung dem UZH Archiv jeweils ein Exemplar zuzustellen.

Auch universitäre Vereine und Professorinnen und Professoren sind eingeladen, ihre Archive dem UZH Archiv zur Übernahme anzubieten. Auf entsprechende Angebote erfolgt ebenfalls eine Aktenbewertung. Bei der Übernahme von privaten Vor- und Nachlässen wird ein Schenkungsvertrag mit den notwendigen Übergabemodalitäten verfasst. Das UZH Archiv schreibt einen Entwurf, welcher danach in Absprache der Schenkenden finalisiert wird.