Vorarchivische Beratung

Das UZH Archiv unterstützt die universitären Organe bei allgemeinen Fragen zur Ordnung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Der Ort der Ablage spielt dabei keine Rolle: sie kann auf dem gemeinsamen Server, im Geschäftsverwaltungssystem, in der MS365-Umgebung oder analog im Aktenschrank sein. Seit der Einführung der Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) gilt in der Regel jedoch das digitale Primat (das heisst, dass primär digital gearbeitet wird, das digitale Dokument gilt als Original).

Das UZH Archiv berät die universitären Organe in sämtlichen Bereichen der Informationsverwaltung im Zusammenhang mit der Organisation der eigenen Ablage. Der Umfang der Beratung kann variieren. Zum Beispiel werden gezielte Fragen zum Thema Informationsverwaltung beantwortet oder das UZH Archiv gibt Rückmeldung auf Entwürfe von Registraturplänen oder Leitfäden, es begleitet Reorganisationsprojekte und führt Schulungen oder Weiterbildungen durch. Erfahrungen und Best Practices aus früheren Projekten werden dabei wo immer möglich miteinbezogen.

Um den Aufwand für elektronische Aktenübernahmen gering zu halten, wird das UZH Archiv mit Vorteil in Projekte zur Einführung von elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen einbezogen. Es steht bei Records Management-Projekten beratend zur Seite und lässt universitäre Organisationseinheiten an bereits gemachten Erfahrungen teilhaben. Kern einer jeden geordneten Geschäftsablage, ob auf Papier oder elektronisch, ist ein durchdachter und auf die betreffende Organisationseinheit zugeschnittener Registraturplan. Nur eine geordnete Geschäftsablage garantiert den Zugriff auf gesuchte Informationen innert nützlicher Frist. Sie erleichtert die Aufgabenerfüllung der universitären Organisationseinheit wie die spätere Archivierung. Das UZH Archiv legt bei der Erstellung eines Registraturplans ein Augenmerk auf die Archivwürdigkeit der Unterlagen und die internen Aufbewahrungsfristen. Die Verwaltungstätigkeit wird erleichtert, wenn von Beginn an klar ist, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, welche Unterlagen dereinst ohne weitere Rücksprache entsorgt und welche dem UZH Archiv übergeben werden können.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wenn Sie unsere vorarchivische Beratung wünschen.

Eine gut strukturierte Ordnung der Ablage ist für jede Organisationseinheit ein klarer Vorteil. Sei es für eine effiziente Abwicklung des Alltagsgeschäfts, der Wiederauffindbarkeit von Unterlagen, bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden oder auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben. An dieser Stelle sei namentlich die Verordnung zur Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) und die Vorschrift über das Verzeichnis der Datenbestände gemäss§ 14 Abs. 4 IDG respektive § 6 IDV erwähnt.