Erschliessung

Damit die übernommenen Akten benutzbar sind und um die Forschung zu universitätsgeschichtlichen Fragestellungen zu erleichtern, müssen die Akten im UZH Archiv entsprechend aufbereitet werden. Nach dem Provenienzprinzip gebildete Bestände werden in die Tektonik des Archivs eingeordnet. Die Aktenverzeichnung, die sich nach internationalen und nationalen Verzeichnungsgrundsätzen (ISAD(G)) richtet, erfolgt in der Archivdatenbank CMI AIS und erschliesst den Inhalt der Akten durch Titelbildung, Beschreibung von Form und Inhalt und Ermittlung der Laufzeit. Es ist zudem nötig, für bestimmte Akten Schutzfristen gemäss Archivgesetz und -verordnung zu vergeben. Nur so kann sichergestellt werden, dass Akten mit Personendaten erst nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen einsehbar sind. Im Rahmen der Erschliessung werden bei analogen Unterlagen erste konservatorische Massnahmen ergriffen, um den Alterungsprozess hinauszuzögern. Dazu gehört etwa das Entfernen von Büroklammern und Sichtmäppchen, sowie das Umpacken der Akten in alterungsbeständige Umschläge und Archivschachteln. Digitale Unterlagen werden falls nötig in archivtaugliche Formate umgewandelt und anschliessend im nach internationalen Standards operierenden digitalen Langzeitarchiv (DLZA) gespeichert und überwacht.