Aktenübernahme

Anbietungspflicht:

Die universitären Behörden bieten ihre analogen und digitalen Akten dem UZH Archiv zur Übernahme an, sobald sie diese nicht mehr benötigen, in der Regel periodisch, spätestens aber 10 Jahre nach Dossierschluss.

Ablieferungspflicht für archivwürdige Unterlagen:

Akten sind gemäss § 6 der Archivverordnung archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von dauerndem Wert sind für

• die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit der Universität Zürich
• die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter
• das Verständnis von Gegenwart und Geschichte
• die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtsprechung
• die Wissenschaft und die Forschung

Das UZH Archiv bewertet nach Anhörung der universitären Organe die Archivwürdigkeit der Akten. Es entscheidet abschliessend.

Die universitären Behörden stellen dem UZH Archiv von jeder Amtsdruckschrift unmittelbar nach deren Fertigstellung ein Exemplar zu. Als Amtsdruckschriften gelten einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von universitären Organen erstellt wurden und für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem eingeschränkten Empfängerkreis zugänglich sind (insbesondere: öffentlich zugängliche Druckpublikationen, Handbücher und Dienstanweisungen, Kommissions- und Expertenberichte, Gutachten und Studien).

Das UZH Archiv hat zu den Aktenablagen der universitären Organe Zugang, soweit es zur sachgerechten und rationellen Erfüllung seiner Aufgabe nötig ist.